Legaler Einsatz von WhatsApp in Unternehmen?

WhatsApp erfreut sich auch in der Unternehmenskommunikation großer Beliebtheit. Die kritischen Stimmen sind aber laut: „WhatsApp gehört doch Facebook!“, „Die Datenübertragung in die USA geht gar nicht!“, „Habt Ihr auch eine Einwilligung von allen Nutzern?“, „Was sagt denn Euer Betriebsrat dazu?“. Doch was ist rechtlich dran, an den vielbeschworenen Einwänden?

Datenübermittlung an WhatsAppals Killer?
Einer der wesentlichen Kritikpunkte an WhatsApp ist die Datenweitergabe an ein amerikanisches Unternehmen. Dies ist allerdings nicht per se ein Problem, weil nur solche Handynutzer taugliche Empfänger sind, die selbst WhatsApp installiert haben und deshalb wissen, woraus sie sich einlassen. Wer den Dienst selbst nutzt und insbesondere seine Telefonnummer WhatsApp zur Verfügung gestellt hat, kann sich nicht mit der Begründung dagegen wehren, von anderen über diesen Kanal angeschrieben zu werden, dass die Daten in die USA zur Facebook-Tochter übertragen werden.

Allerdings werden bei der Nutzung von WhatsApp nicht nur Daten von WhatsApp-Usern sondern – entsprechende Einstellungen vorausgesetzt – sämtliche Telefonbuchkontakte an WhatsApp übertragen. Eine entsprechende Klausel findet sich auch in den aktuellen Nutzungsbedingungen von WhatsApp (Stand: 24.4.2018), wonach die Nutzer dem Betreiber des Dienstes „im Einklang mit geltenden Gesetzen regelmäßig die Telefonnummern von WhatsApp-Nutzern und anderen Kontakten in ihrem Mobiltelefon-Adressbuch zur Verfügung stellen“, darunter sowohl die Nummern von Nutzern von WhatsApp als auch die von sonstigen Kontakte des Smartphone-Inhabers. Unmittelbarer Empfänger der so aus dem digitalen Adressbuch bzw. Kontaktverzeichnis des Smartphones übertragenen Daten ist bei WhatsApp-Nutzern aus der Europäischen Union seit der im April 2018 erfolgten Änderung der Nutzungsbedingungen die im irischen Dublin ansässige WhatsApp Ireland Limited.

Für den Einsatz von WhatsApp in Unternehmen ist das ein Problem. Unternehmens sind den Regelungen der DSGVO unterworfen und müssen daher nach einer Rechtfertigung für die Datenübermittlung suchen. Eine solche Rechtfertigung wird sich schwer finden lassen. Eine Einwilligung der anderen Kontakte liegt nicht vor und auch die berechtigten Interessen, die häufig helfen, können hier kaum geltend gemacht werden. Es scheitert schon an der Notwendigkeit, Daten von Unbeteiligten an einen Dritten zu übermitteln.

Allerdings ist die Übermittlung des Telefonbuchinhalts nicht zwingend. Eine Übermittlung nach der Installation von WhatsApp findet nur statt, wenn der Zugriff auf die Kontakte einmal ausdrücklich gewährt wurde. WhatsApp lässt sich – wenn auch etwas nutzerunfreundlich – auch ohne die Kontaktfreigabe verwenden.

Wenn also WhatsApp auf Diensthandys DSGVO-konform eingesetzt werden soll, dürfen die Kontakte nur dann freigegeben werden, wenn alle Kontakte ebenfalls WhatsApp-Nutzer sind. Denkbar sind auch Containerlösungen, die den Zugriff auf die Kontakte durch WhatsApp einschränken.

WhatsApp auf dem Firmenhandy
In der Praxis werden Mobiltelefone vielfach sowohl zu privaten als auch beruflichen Zwecken genutzt. Dies geschieht bei der praktisch häufigen, aber vielfach ungeregelten Verwendung unternehmensseitig bereitgestellter Smartphones für Zwecke der privaten Kommunikation (sog. COPE – Corporate-Owned, Personally Enabled), erst recht aber beim unternehmensseitig ermöglichten oder sogar geförderten Einsatz privater Smartphones für unternehmerische Zwecke (sog. BYOD – Bring Your Own Device).

Im Falle der Nutzung von WhatsApp auf dem unternehmenseigenen Firmengerät bei erlaubter/geduldeter Privatnutzung muss letztlich der Arbeitgeber dafür sorgen, dass eine Übertragung von Kontaktdaten an WhatsApp technisch oder organisatorisch unterbunden wird. Datenschutzrechtlich wird vielfach das Unternehmen als Verantwortlicher anzusehen sein. Anders ist dies allenfalls, wenn die Nutzung von WhatsApp ausdrücklich untersagt wird und Beschäftigte außerhalb der Kontrollmöglichkeit des Unternehmens dennoch WhatsApp verwenden.

Grundsätzlich genügt es daher, wenn der Arbeitgeber die Nutzung von WhatsApp oder den Upload von Kontaktdaten verbietet. Alternativ kann eine technische Lösung bereitgestellt werden, die den Zugriff aus WhatsApp auf die regulären Kontakte im Telefonbuch unterbindet.

WhatsApp in der Service-Kommunikation

Der Einsatz von WhatsApp in der Service-Kommnuikation war Gegenstand eines Webinars, das ich gemeinsam mit Gerrit Rode von 360Dialog gehalten habe. Das Webinar versucht, über legale Nutzungsmöglichkeiten von WhatsApp in der Unternehmenskommunikation aufzuklären. Dabei steht nicht die Werbung per Direktnachricht im Vordergrund, sondern die 1:1-Service-Kommunikation und der unternehmensinterne Einsatz von WhatsApp.

Zu den besprochenen Themen gehören:

  • Übermittlung von Daten in die USA
  • Weitergabe von Kundendaten
  • Newsletter-Versand
  • Abgrenzung Service ./. Werbung
  • Vorgaben der WhatsApp Business API

 

WhatsApp Business
Nutzt ein Unternehmer die Business-Version von WhatsApp (https://www.whatsapp.com/business/api) für die Kundenkommunikation auf einem mobilen Endgerät, muss er der App zwangsweise Zugriff auf das Adressbuch gestatten und ausweislich der Nutzungsbedingungen zulassen, dass sämtliche gespeicherte Telefonnummern automatisch an WhatsApp übertragen werden. In diesem Adressbuch sollten sich also nur Daten von Kunden befinden, die ebenfalls Nutzer bei WhatsApp sind. Für den professionellen Einsatz von WhatsApp Business braucht man einen Integrationspartner. Brauchbare FAQ finden sich hier: https://faq.whatsapp.com/de/smbi/

Newsletter-Versand über WhatsApp
WhatsApp hat kürzlich sowohl den massenhaften Versand von Werbung über WhatsApp als auch den automatisierten Nachrichtenaustausch verboten. WhatsApp soll den Charakter als private Messaging-Plattform nicht verlieren. Auch einwilligungsbasierte massenhafte Werbenachrichten verstoßen gegen die überarbeiteten Nutzungsbedingungen. WhatsApp hat zudem angekündigt, ab dem 7. Dezember 2019 rechtliche Schritte gegen Unternehmen einzuleiten, die mit automatisierten Nachrichten, Massennachrichten oder einer nicht personenbezogenen Verwendung des Dienstes gegen die Nutzungsbedingungen verstoßen.

Insofern ist das Newsletter-Marketing via WhatsApp schon wieder tot, bevor es richtig abgehoben hat. Dabei war die notwendige Einholung eines Opt-in leichter, als beim E-Mail-Marketing, weil eine Start-Nachricht unmittelbar vom WhatsApp-Account des Mobiltelefons schon ausreichte. Wer gültige Opt-ins vorweisen kann und diese Rufnummern zu Werbezwecken nutzt, verstößt gegen die neuen Nutzungsbedingungen, begeht aber weder einen UWG-Verstoß noch eine Datenschutzverletzung. Zulässig ist aber die individuelle Kommunikation zur Lead-Generierung. Auch eine Teilnahme an einem Gewinnspiel lassen die WhatsApp-Nutzungsbedingungen zu.

Fazit
Der unternehmerische Einsatz von WhatsApp ist aus rechtlicher Sicht nicht gerade einfach. Die Nutzungsbedingungen von WhatsApp verbieten jede Form der nicht-individualisierten Kommunikation. Massenwerbung per WhatsApp ist ein Auslaufmodell, bevor es richtig begonnen hat. Zulässig ist aber die Service-Kommunikation, etwa zur Beantwortung von Kundenfragen. Hier ist wiederum aus rechtlicher Sicht Vorsicht geboten: Sehr schnell können Antworten aus Sicht des UWG als Werbung anzusehen sein, die einer vorherigen ausdrücklichen Einwilligung bedürfen. Wer sicher gehen möchte, holt diese zu Beginn der WhatsApp-Kommunikation mit dem Kunden ein.

Datenschutzrechtlich schwierig ist die Übermittlung von Kontaktdaten an WhatsApp bei der unternehmerischen Nutzung der App. Möglich sind technische (Container-)Lösungen, die einen Zugriff auf die Kontaktdaten unmöglich machen. Denkbar sind aber auch organisatorische Lösungen, die den Mitarbeitern die Freigabe der Kontaktdaten untersagen – das ist lästig, aber nicht unmöglich.

Einen ausführlicheren Beitrag zum Thema gibt es auch in Ausgabe 79 des Suchradar.

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